Hoy con el coronavirus a nivel mundial estamos distanciados y en medio de fuertes cambios en nuestra vida, pero no es la primera vez, en nuestra historia hemos tenido eventos en que nos hemos visto enfrentados a situaciones de gran stress: catástrofes naturales, guerras, crisis económicas mundiales, epidemias, entre otras muchas.

Sin embargo, una gran diferencia es que hoy el avance de la tecnología y básicamente del internet nos propicia una oportunidad diferente y única de seguir conectados en lo laboral y en lo personal. 

Para las empresas, uno de los puntos más importantes es la relevancia de adaptarse a estos cambios y responder con flexibilidad y agilidad, manteniendose comunicados y trabajando en equipo, siguiendo alineados por una visión común que puede ayudarles a salir a adelante. 

De estructuras más estáticas a formas de trabajo en equipo más dinámicas y ágiles.

Según Amy C. Edmondson, en comentarios a la revista Harvard Business Review, ha dicho que dependiendo del tiempo en que estemos en esta situación, podrán darse cambios en las organizacionales desde estructuras más estáticas hacia formas de trabajo en equipo más dinámicas y ágiles. El mundo de hoy es de cambios rápidos y tenemos que subirnos a este movimiento para no quedarnos atrás. 

Así mismo, para un buen trabajo en equipo es importante entregar condiciones de bienestar psicológico a las personas. Cuando los líderes han mostrado claramente que cualquier miembro del equipo puede hablar de sus ideas, preocupaciones, y sobre todo estar abiertos a las malas noticias, esto  genera confianza y propicia una comunicación sincera. Esto último sería una estrategia vital en tiempos de cambios rápidos y crisis, una buena comunicación de lo bueno y lo malo. La transparencia es esencial y para que ésta se demuestre, la confianza y el bienestar psicológico deben estar también presentes. 

Para propiciar el trabajo en equipo y coalición de los mismos, el artículo de MIT Sloan ¿Cómo mejorar la productividad colaborativa en una pandemia? (How to increase collaborative productivity in a pandemic) señala diferentes estrategias y soluciones que fomentar dependiendo de los roles y funciones de cada grupo de trabajo:

  • En puestos acostumbrados a trabajar más en solitario el foco debiera estar en proponer, además de las reuniones de trabajo habituales (ahora virtuales), juntas telemáticas que permitan un socialización con el resto del área de trabajo o empresa, compartiendo un café de la mañana o eventos sociales. 

  • Para personas que trabajan con una interacción media de equipo, el objetivo inicial sería mantener el flujo de conocimiento entre los equipos, a través de plataformas que permitan compartir sus documentos y conocimientos (blogs, emails, nubes, entre otras) y de forma sincrónica con las reuniones de zoom, teams u otra plataforma. También es importante fomentar las reuniones sociales ocasionales entre los grupos que trabajan juntos, con el fin de fomentar la confianza y la empatía. 

  • Finalmente, para quienes que trabajan de forma colaborativa y en equipo constantemente, como en el desarrollo de productos informáticos y softwares, más cerca de dinámicas de innovación, lo importante es seguir manteniendo la apertura e interacción en reuniones (y eventos) virtuales en que se puedan compartir abiertamente problemas e ideas con potencial de innovación. Siguiendo una metodología clara, que permita un flujo de ideas real y sincero de forma virtual. Existe igualmente un desafío en estos equipos en seguir fomentando la potencialidad de los "hallazgos afortunados" accidentales, o bien llamados "serendipity". 

La ansiedad y el stress por las reuniones virtuales

Claramente trabajar en equipo de forma virtual no es lo mismo que hacerlo directamente en el mismo espacio de trabajo u oficina, es algo nuevo para la mayoría de las personas trabajadoras, por eso hay que tener claro que en ocasiones puede causar más ansiedad y/o stress. En las reuniones virtuales el nivel de empatía es diferente al que uno tiene en las reunioes físicas, por lo mismo los cortes en el audio de las plataformas producen incomodidades y cortes en el flujo de las ideas, y además nuestra mente requiere un mayor esfuerzo para el entendimiento de la comunicación no verbal como los gestos y postura de los otros.

Las reuniones virtuales causarían en ciertos aspectos más ansiedad que las reuniones físicas, ya que agregan factores que antes no eran considerados. Por ejemplo, el hecho de tener en frente la propia imagen nos proporciona un input adicional, para algunas personas puede ser inevitable mirar su imagen (como reflejo), lo que produce distracción y nerviosismo adicional. 

Entre todo lo que está sucediendo, la situación de distanciamiento puede tener un efecto positivo en cuanto a la revisión de ciertos procesos que antes eran más burocráticos, estamos siendo forzados a eliminar el papel y a compartir reuniones, documentos e informes por vía telemática, lo que para muchos era poco previsible en el corto plazo. Todos estos ya son grandes pasos, aprovechemos este tiempo para observar nuestras organizaciones y cambiar, donde seamos todos y todas parte de la solución.